Huishoudelijk Reglement

 Versie 5, februari 2020

 

       In aanvulling op de bestaande statuten zijn de volgende zaken in het huishoudelijk reglement vastgelegd:

 

  1. n.a.v. statuten art. 5:  Aanmelding voor het lidmaatschap:
    a) Het lidmaatschap van nieuwe leden van de Fotoclub Flevo is definitief wanneer het compleet ingevulde inschrijfformulier is ontvangen door de secretaris en de contributie is
         betaald. Daarna zorgt de secretaris voor aanmelding bij de fotobond volgens de voorgeschreven methode.
    b) Leden die gedurende het jaar lid worden betalen 1/10 deel van de contributie voor iedere maand van het kalenderjaar die nog gaat komen (uitgezonderd juli en augustus).  
  1. n.a.v. statuten art. 6: Einde van het lidmaatschap: 
    a) Het lidmaatschap kan ook tijdens het verenigingsjaar worden gestopt.
    b) Clubleden die gedurende het jaar stoppen krijgen geen contributie terug.
    c) Leden kunnen alleen per e-mail of schriftelijk opzeggen bij de secretaris van de club.
    d) Per de datum dat opgezegd wordt ontvangt het lid in kwestie geen informatie meer van de club.
    e) Het lidmaatschap van de landelijke fotobond, dat voor een jaar is betaald, zal door de club worden opgezegd per einde van het lopende jaar.
  1. Publicatie foto’s op de website:
     Ieder lid dat zijn foto’s ter beschikking stelt om te publiceren op de website voor interne of externe (fotobond) wedstrijden stemt ermee in dat deze foto’s op de website beschikbaar blijven zolang het clubbestuur dit nodig acht. Vertrek uit de club is geen reden om de foto’s te verwijderen. Wanneer daarvoor dringende redenen zijn zal het bestuur overgaan tot verwijderen van de foto’s.     
  1. n.a.v. statuten art. 7: Geldmiddelen:    
    De contributie voor het volgende kalenderjaar dient voor 31 december betaald te zijn. De uitnodiging om de contributie te betalen wordt door de penningmeester in november verstuurd. Opzegging van het lidmaatschap dient plaats te vinden voor 31 december van het lopende kalenderjaar. Bij opzegging na 31 december is de volledige contributie voor het daarop volgende jaar verschuldigd.
  1. n.a.v. statuten art. 8: Bestuur:
    a) Het bestuur vergadert minimaal 2 x per jaar
    b) Het bestuur kiest ervoor een oneven aantal leden te hebben.
    c) Het bestuur bestaat tenminste uit een voorzitter, penningmeester en secretaris.
    d) De benoeming voor iedere bestuursfunctie is voor een periode van drie jaar en kan eenmaal worden verlengd.
    e) Het bestuur kan voor bepaalde activiteiten commissies instellen die daarmee het mandaat hebben namens het bestuur besluiten te nemen betreffende die bepaalde activiteit.

      Taken voorzitter:

  1. De voorzitter geeft leiding aan de fotoclub, leidt de clubbijeenkomsten en de bestuursvergaderingen.
  2. De voorzitter vertegenwoordigt de fotoclub naar fotobondsvergaderingen, afdelingsvergaderingen en andere activiteiten waarvoor de club wordt uitgenodigd.
  3. Daar waar gewenst kan de voorzitter taken overdragen aan andere clubleden. 

      Taken secretaris:

  1. Is de contactpersoon voor bond en afdeling m.b.t. correspondentie (post en email).
  2. Distribueert relevante correspondentie naar de andere bestuursleden zodat alle bestuursleden ten allen tijde op de hoogte zijn van bonds- en afdelingsbesluiten.
  3. Het (doen) houden van de notulen van de clubbijeenkomsten en van de vergaderingen van het bestuur en algemene ledenvergadering.
  4. Het zorgen voor de administratieve voorbereiding en uitvoering van deze vergaderingen
  5. Het bijhouden van de ledenadministratie. De secretaris meldt nieuwe leden aan en af bij de bond via de voorgeschreven methode.
  6. Het verzorgen van de correspondentie.
  7. Het maken van het jaarlijkse jaarverslag t.b.v. de Algemene Ledenvergadering in maart. Dit verslag wordt vóór 1 februari aan het bestuur voorgelegd. 

      Taken penningmeester:

  1. De penningmeester verzorgt de financiële administratie op zodanige wijze dat de financiële rechten en verplichtingen van de Fotoclub daaruit tenminste per kwartaal kunnen worden gekend.
  2. Het ontwerp van de rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar legt de penningmeester vóór 1 februari van het daarop volgend boekjaar voor aan het bestuur.
  3. Het onderhouden van zodanige contacten met de bond en afdelingspenningmeesters als een goed penningmeesterschap vereist.
  4. Hij of zij beheert de gelden van de Fotoclub in overleg met het bestuur.
  1. n.a.v. statuten artikel 12, Ledenvergaderingen: 
    Eenmaal per jaar, in de maand februari of maart, wordt een Algemene vergadering van leden gehouden. De agenda voor deze vergadering vermeldt ten minste de volgende punten:

          1.1. Verslag vorige Algemene Ledenvergadering

          1.2. Redactioneel verslag over het afgelopen jaar;

          1.3. Financieel verslag over het afgelopen jaar;

          1.4. Verslag van de kascontrolecommissie;

          1.5. Ontwerp begroting voor het volgende boekjaar;

          1.6. Vaststelling contributie lopende jaar

          1.7. Voorziening in vacatures in het Afdelingsbestuur;

          1.8. Verkiezing van een kascontrolecommissie voor het volgende jaar;

          1.9. Wat verder ter tafel komt;

          1.10. Rondvraag.

  1. Clubavonden:
    De clubavonden vinden plaats om de drie weken tenzij er goede redenen zijn (bijv. vakanties, feestdagen) om die periode te veranderen. 
    Per jaar worden vooraf de data vastgesteld door het bestuur en gecommuniceerd naar de leden. De clubavonden zijn van 19.30 uur tot uiterlijk 22.30 uur.
    Van de leden wordt verwacht dat zij hun bijdrage leveren bij aanvang en einde van de clubavonden met het gereedzetten en opruimen van tafels en of stoelen en apparatuur, zodat niet altijd dezelfde leden dit werk doen. Eigen initiatief hierin wordt zeer op prijs gesteld. 
  1. Selectiecommissie:     
    Er is een selectiecommissie die verantwoordelijk is voor de selectie van foto’s voor clubinzendingen naar wedstrijden. Taken en verantwoordelijkheden staan beschreven in het document “Richtlijn De Wedstrijdcommissie”
  1. Inzendingen naar individuele wedstrijden:
    Inzendingen naar individuele wedstrijden moeten voldoen aan de reglementen die gesteld worden bij die betreffende wedstrijden. De leden zijn geheel zelf verantwoordelijk voor hun inzendingen.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            
  2. Versturen fotowerk (intern):
    Foto’s voor deelname aan de ClubCompetitie dienen te worden opgestuurd naar cc@fotoclub-flevo.nl volgens de verdere instructies van de coördinator ClubCompetitie.
    Voor het overige wordt verwezen naar de ClubCompetitie richtlijn . 
  1. Fotowedstrijden (extern):
    a) De selectiecommissie selecteert foto’s voor wedstrijden of exposities uit de foto’s die o.a. getoond worden tijdens de ClubCompetitie en uit de foto’s die op de persoonlijke pagina’s
         staan van de leden. 
    b) Clubinzendingen naar fotowedstrijden en foto’s die nog ingestuurd moeten worden naar de bondswedstrijden (bijvoorbeeld De Beste Clubtrofee) hebben een passe-partout maat
         40 x  50 cm, de kleur van het passe partout is naar eigen keuze. De grootte van de foto mag maximaal 24 x 36 cm zijn, de plaatsing van de foto in het passe partout is eveneens naar
          eigen keuze (de selectiecommissie kan in het belang van de wedstrijd keuzes bepalen). 
    c)  De samenstelling en uitvoering van clubinzendingen (zoals voor De Beste Club-wedstrijd en de Bondsfotowedstrijd) wordt bepaald door de selectiecommissie.
    d) Bij het inleveren van de foto werkstukken voor de bondswedstrijden zullen alle betrokkenen zorgvuldig hiermee omgaan. De fotoclub dan wel de wedstrijdcoördinator kunnen niet
         aansprakelijk worden gesteld voor het zoek raken of beschadigd raken van de werkstukken.
  1. Ledenpagina website:
    Op de website van de fotoclub heeft ieder lid de mogelijkheid om een eigen pagina te hebben met daarop een galerij waar hij/zij foto’s mag plaatsen. Men dient  hiervoor  de aanwijzingen van de website beheerder te volgen.  
  1. Aansprakelijkheid:
    De fotoclub en zijn bestuurders kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen, persoonlijke eigendommen dan wel eigendommen van anderen in welke vorm dan ook die zou ontstaan op clubavonden of het ontplooien van andere activiteiten namens of voor de club, al dan niet op verzoek van de club. Het clublid is in dat geval zelf volledig aansprakelijk voor wat hij of zij doet en voor de mogelijke gevolgen daarvan.  
  1. Eigendom van foto’s:
    De maker van de foto blijft altijd de eigenaar van de foto. Wanneer de eigenaar gevraagd wordt de foto te verkopen, dan blijft de club buiten dit gehele proces. Ieder lid doet wat hem of haar goed dunkt. 
  1. Privacy leden:
    De persoonsgegevens die door AFC Flevo worden verzameld en verwerkt worden zo goed mogelijk beschermd. Het Privacy Reglement van onze club is terug te vinden op onze website www.fotoclub-flevo.nl  Elk lid wordt geacht kennis te hebben genomen van de inhoud hiervan.